TRANSNAK YURTİÇİ LOJİSTİK TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
KIŞISEL VERILERIN KORUNMASI VE İŞLENMESI POLITIKASI
1.GİRİŞ
Veri sorumlusu olarak TRANSNAK YURTİÇİ LOJİSTİK TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (Şirket veya TRANSNAK olarak anılacaktır.) için ürün ve hizmet alan kişileri, çalışanları, iş ortakları ve ilişki içinde olduğu diğer gerçek kişilere ait kişisel verilerin korunması, büyük önem arz etmektedir. Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması süreçleri için iş bu TRANSNAK YURTİÇİ LOJİSTİK TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ KIŞISEL VERILERIN KORUNMASI VE İŞLENMESI POLITIKASI (Politika) ile hedeflenen; şirket ile ilişki kuran müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, iş birliği içinde olduğumuz kurum çalışanlarının ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin hukuka uygun biçimde işlenmesi ve korunmasıdır. Bu kapsamda, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanun’u (Kanun) ve ilgili mevzuat gereğince kişisel verilerin işlenmesi ve korunması için şirket tarafından gereken idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.
- POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI
Bu Politikanın temel amacı, şirket tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda şirketimizin ilişkili olduğu kişilere karşı şeffaflık sağlamak ve ilgili kişileri kişisel verilerin işlenmesi konusunda aydınlatmaktır.
Bu Politika kapsamı; ürün ve hizmet alan kişilerin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, iş birliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarının ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik veya otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerine ilişkindir.
- KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR
3.1 Kişisel Verilerin Korunması
Şirketimiz, Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu kapsamda şirketimiz Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul) tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik idari ve teknik tedbirleri almakta, denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.
3.2 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması
Hassasiyet arz eden kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında özel önem atfedilmiştir. Kanun’un 6. maddesi uyarınca “özel nitelikli” kişisel veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler (Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler) sağlık, cinsel hayat, ile biyometrik ve genetik veriler (Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler) olarak belirlenmiştir. Şirket tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler özel nitelikli kişisel veriler bakımından Kurul’un 31/01/2018 Tarihli ve 2018/10 Sayılı Kararı’nda öngörülen yeterli önlemler Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması Politikası içerisinde açıklanan kapsamda alınmakta ve bu doğrultuda yürütülen çalışmalar şirket bünyesinde gerçekleştirilen denetimler çerçevesinde takip edilmekte ve denetlenmektedir.
3.3 Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi ve Şirket Personellerinin Eğitimi
Şirket, Kanunun 12. maddesinden kaynaklanan görevi gereği, kendi kurum veya kuruluşunda Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmakta ve ihtiyaç halinde yetkin kuruluşlardan destek almak suretiyle yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçlarına göre, tespit edilen ihlaller, olumsuzluklar ve uygunsuzluklar sorumlulara bildirilmekte ve bu hususlar nezdinde gereken tedbirleri aldırmaktadır. Şirket tarafından dışarıdan bir hizmet alınan gerçek veya tüzel kişilere kişisel verilerin aktarılması durumunda, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümler içeren ek sözleşmeler yapılmaktadır.
Şirket, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için çalışanlarına, gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.
- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR
Şirket, Anayasa’nın 20. maddesine ve Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır. TRANSNAK YURTİÇİ LOJİSTİK TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel verileri muhafaza etmektedir. Şirket, Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel verisi işlenen ilgili kişileri aydınlatmakta ve rıza alınması gereken durumlarda ilgili kişilerinden rızalarını talep etmekte ve rızaları doğrultusunda bu kişisel verileri aşağıda belirtilen kriterleri esas alarak işlemektedir.
4.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Şirket, kişisel verilerin işlenmesinde yasal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile kamusal güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi uyarınca şirket veri işlemedeki hedeflerine ulaşmaya çalışırken, ilgili kişilerin haklarını dikkate almaktadır.
4.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
Kişisel verilerin doğru ve güncel bir şekilde tutulması, şirket açısından ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerinin korunması açısından gereklidir. Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasının sağlanması noktasında şirket azami özen yükümlülüğünü yerine getirmektedir. Bu sebeple şirket tarafından kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin bilgilerinin doğru ve güncel olarak tutulması için bütün iletişim kanalları açıktır ve bu hususlarda gerekli tedbirleri almaktadır.
4.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
TRANSNAK, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Şirket, yürütmekte olduğu faaliyet ile bağlantılı ve faaliyetleri ve ticari hizmetleri için gerekli olan kadar kişisel veri işlemektedir.
4.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Şirket, kişisel verileri, ilgili ve işinin yürütülmesi için gerekli olan amaçlar dahilinde işlemektedir. Bu sebeple şirket, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır.
4.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Şirket, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya şirket politikaları gereği işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, şirket öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan ve şirketin saklama politikasında belirtilen süre kadar saklamaktadır. Şirket kişisel veri envanterindeki saklama sürelerini esas almakta olup, burada belirtilen süreler sonunda Kanun kapsamındaki yükümlülükler çerçevesinde kişisel veriler, verinin niteliğine ve kullanım amacına göre silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.
- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
Kişisel verisi işlenen ilgili kişinin açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün kılan hukuki dayanaklardan yalnızca biridir. Açık rıza dışında, kanunda belirtilen şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir. İşlenen verilerin özel nitelikli kişisel veri olması halinde, iş bu Politika’nın 5.2 başlığı (Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi) içerisinde yer alan şartlar uygulanacaktır.
5.1 Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
- a) İlgili kişinin Açık Rızasının Bulunması
Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri ilgili kişinin açık rızasıdır. Kişisel ilgili kişinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır. Aşağıda sayılan kişisel veri işleme şartlarının varlığı durumunda ilgili kişinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilmektedir.
- b) Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi
İlgili kişinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmekte ise diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde işbu veri işleme şartının varlığından söz edilebilecektir.
- c) Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde ilgili kişinin kişisel verileri işlenebilecektir.
- d) Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması
İlgili kişinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde işbu şart yerine getirilmiş sayılabilecektir.
- e) TRANSNAK’ın Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi
Şirketimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde ilgili kişinin kişisel verileri işlenebilecektir.
- f) Kişisel İlgili kişinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi
İlgili kişinin, kişisel verisini alenileştirmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işlenebilecektir.
- g) Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde ilgili kişinin kişisel verileri işlenebilecektir.
- h) TRANSNAK’ın Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
Kişisel ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde ilgili kişinin kişisel verileri işlenebilecektir.
5.2 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
Özel nitelikli kişisel veriler şirketimiz tarafından, işbu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak ve Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenmektedir:
- a) Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda açıkça öngörülmesi diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde ilgili kişinin açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi halde ilgili kişinin açık rızası alınmaktır.
- b) Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi halde ilgili kişinin açık rızası alınmaktadır.
- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
Şirket, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddenin 3. fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarla sınırlı olarak kişisel verileri işlemektedir. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye işbu Politika’nın EK-1 (“EK 1- Şirket Tarafından İşlenen Kişisel Veriler ve Amaçları”) dokümanından ulaşılması mümkündür. Bununla beraber işlenen kişisel verilere ilişkin genel amaçlar kayıtlı olunan Veri Sorumluları Sicili’nde de bahsedilmiştir.
- İLGİLİ KİŞİNİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ
Şirket, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel verisi işlenen ilgili kişileri aydınlatmaktadır. Bu kapsamda şirket, veri sorumlusunun kimliği, varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin sahip olduğu haklar konusunda ilgili kişinin niteliğine ve veri işleme sürecine göre aydınlatma yapmaktadır. Bu kapsamda şirket içerisinde ve ortak kullanım alanlarında kolayca görebilecekleri ön aydınlatma bilgilendirmeleri ve aydınlatma metinleri yerleştirmiştir.
- KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Şirket, hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, ilgili kişinin kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Bu kapsamda;
- Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
- Şirketin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
- Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, şirketin meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise
- Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler için; kanunlarda öngörülen hâller var ise;
- Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi kapsamında yetkili kişi kurum kuruluşlarla paylaşılması gerekliliği var ise;
aktarılmaktadır.
9.TRANSNAK TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI
Şirket hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak ilgili kişinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Şirketimiz bu doğrultuda Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye işbu Politika’nın EK-2 (“EK 2- Şirketimiz Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları”) dokümanından ulaşılması mümkündür.
10.TRANSNAK KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ VE KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI
TRANSNAK nezdinde, şirketin meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, Kanunu’nun 5. maddesinde ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve bunlarla sınırlı olarak, Kanun’da belirtilen genel ilkelere ve Kanun’da düzenlenen tüm yükümlülüklere uyularak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler, ilgili kişiler aydınlatılmak suretiyle işlenmektedir.
Şirket, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yürürlüğe sokulan Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği uyarınca kişisel veri envanteri oluşturmuştur. Bu veri envanterinde veri kategorileri, verinin kaynağı, veri işleme amaçları, veri işleme süreci, verilerin aktarıldığı alıcı grupları ve saklama süreleri yer almaktadır. Bu kapsamda şirket kişisel veri envanteri içerisinde aşağıdaki veri kategorilerinde yer alan kişisel veriler bulunmaktadır.
| KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU |
KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMA |
| Kimlik Verisi |
Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri grubudur. |
| İletişim Verisi |
Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur. |
| Görsel ve İşitsel Veri |
Kişiye ait görsel ve işitsel verilerin bulunduğu veri grubudur. |
| Özlük Verisi |
Bu veri kategorisi kişilere ait bordro bilgileri, mal bildirimi bilgileri, özgeçmiş bilgileri gibi veri türlerini ifade etmektedir. |
| Finansal Veri |
Kişinin finansal bilgilerinin bulunduğu veri grubudur. |
| Lokasyon |
Kişinin bulunduğu yerin konum bilgisini ifade eden veri grubudur. |
| Mesleki Deneyim |
Kişinin mesleğine, mesleki tecrübelerine ve eğitim bilgilerine ait bilgilerin bulunduğu veri grubudur. |
| Müşteri İşlem Verisi |
Bu veri kategorisi çağrı merkezi kayıtları, fiş, alındı belgesi, kıymetli evrak bilgileri ve fatura bilgileri gibi veri türlerini ifade etmektedir. |
| Hukuki İşlem Verisi |
Bu veri kategorisi adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler gibi veri türlerini ifade etmektedir. |
| İşlem Güvenliği Verisi |
Kişiye ait IP bilgisi, log kaydı ve çerezler gibi işlem güvenliği verilerinin bulunduğu veri grubudur. |
| Fiziksel Mekan Güvenliği Verisi |
Kişiye ait kamera kayıtları, giriş çıkış kayıtları gibi fiziksel mekan güvenliği verilerinin bulunduğu veri grubudur. |
| Risk Yönetimi |
Bu veri kategorisi teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler gibi veri türlerini ifade etmektedir. |
| Ceza Mahkumiyeti Verisi |
Kişinin geçmişinde aldığı kamusal ve cezai yaptırımlara ilişkin veri grubudur |
| Sağlık Verisi |
Kişinin sağlık verilerine ilişkin veri grubudur. |
| Diğer |
Veri Sorumluları Sicili’nde kategorize edilmeyen Askerlik Durum Bilgisi gibi verileri ifade etmektedir. |
- KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ
Şirket, ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülen durumlarda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklamaktadır. Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, kişisel veriler şirketin o veriyi işlerken yürüttüğü faaliyet ile bağlı olarak, şirketin uygulamaları ve ticari teamülleri uyarınca saklanmasını gerektiren süre kadar saklamaktadır
Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde, KVK Kanunu’nun 7. maddesinde ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yürürlüğe konulan “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Hakkında Yönetmelik” uyarınca, ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenen kişisel veriler, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Şirketin politikalarına istinaden veya ilgili kişinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
- İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI; BU HAKLARIN KULLANILMASI
Şirket, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak ilgili kişinin haklarını kendisine bildirmekte ve 11. maddede düzenlenen bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda kişisel verisi işlenen ilgili kişiye yol göstermektedir ve şirket, ilgili kişilerin haklarının değerlendirilmesi ve ilgili kişilere gereken bilgilendirmenin yapılması için Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.
12.1 Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin hakları
Kişisel verisi işlenen ilgili kişileri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurtiçinde veya yurtdışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
12.2. Kişisel Verisi İşlenen İlgili Kişinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller
Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamı dışında tutulduğundan, bu konularda 12.1.’de sayılan haklarını ileri süremezler:
- Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
- Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
- Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbarati faaliyetler kapsamında işlenmesi,
- Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel verisi işlenen ilgili kişiler zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, 12.1.’de sayılan diğer haklarını ileri süremezler:
- Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
- Kişisel verisi işlenen ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
- Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
- Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
12.3. Kişisel İlgili kişinin Haklarını Kullanması
Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler bu Politikada belirtilen haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle başvuru formunu doldurup imzalayarak şirkete ücretsiz olarak iletebileceklerdir. Bu konuda düzenlemeler TRANSNAK İlgili Kişi Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü’nde ve aydınlatma metinleri içerisinde yapılmıştır.
İlgili kişi,
- İlgili personelden talep edeceği veya kurum internet sitemizde yer alan başvuru formunu doldurulduktan sonra veya kendi taleplerini içeren dilekçesinin ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya yazılı olarak iadeli taahhütlü posta aracılığı ile“ 6108 Sokak No:51/4B Işıkkent – İZMİR” adresine iletilmesi veya şahsen başvuru,
- Formun doldurulması ve 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” ile imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun transnakyurtici.lojistik@hs01.kep.tr adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından şirkete daha önce bildirilen ve şirketin sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak yurtici@transnak.com.tr adresine başvuru yapılması yolları ile haklarını kullanabilir.
Yukarıda sayılan başvurunun geçerli bir başvuru olarak kabul edilebilmesi için, Veri Sorumlusuna Başvuru Usulleri Hakkında Tebliğ uyarınca başvuruda, ilgili kişinin;
- a) Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
- b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
- c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
- d) Talep konusu,
Bilgilerini belirtmesi zorunludur. Aksi halde başvuru geçerli bir başvuru olarak değerlendirilmeyecektir. Başvuru formu doldurmadan yapılacak başvurularda burada sayılan hususların eksiksiz olarak şirkete iletilmesi gerekmektedir.
Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için ilgili kişi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.
Veri Sorumlusu : TRANSNAK YURTİÇİ LOJİSTİK TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
Aşağıda politikanın incelenmesinde yardımcı olunması için tanımlar ve kişisel verilerin işlenme
EK 1- TRANSNAK TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER VE AMAÇLARI
| İlgili Kişi |
İşlenen Kişisel Veri Kategorisi |
Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları |
| Çalışan |
Kimlik
İletişim
Mesleki Deneyim
Finans
Özlük
Görsel ve İşitsel Kayıtlar |
4857 Sayılı İş Kanunu başta olmak üzere bu kanunlara bağlı yönetmelikler uyarınca, Çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi, çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi, çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, iç denetim/ soruşturma / istihbarat faaliyetlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, insan kaynakları süreçlerinin planlanması, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi amaçları ile çalışanlara ait kişisel veriler işlenmektedir. |
| Çalışan |
İşlem Güvenliği |
Şirket bünyesinde çalışanların kullanmış olduğu internet hizmeti ve elektronik hizmetlerin düzenlenmesi, güvenlik tedbirlerinin alınması ve kontrolün sağlanabilmesi amacı ile işlenmektedir. |
| Çalışan |
Lokasyon |
Şirket bünyesinde çalışanların kullanmış olduğu araçların takibi iş akışının düzenlenmesi, güvenlik tedbirlerinin alınması ve kontrolün sağlanabilmesi amacı ile işlenmektedir. |
| Çalışan |
Fiziksel Mekan Güvenliği |
Şirket faaliyetlerinin bulunduğu alanlara giriş çıkışlarının takibi ile güvenliğini sağlamak amacıyla, şirketimizin meşru menfaatleri doğrultusunda, şirketimiz bünyesinde yer alan kamera kayıtları ile görüntüler kayıt altında tutulmaktadır. |
| Çalışan |
Hukuki İşlem |
- Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
- Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
- Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi
- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
- İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
amaçları ile işlenmektedir. |
| Çalışan |
Sağlık Bilgisi |
Şirket çalışanların göreve uygunluklarının takip edilebilmesi amacıyla çalışanların sağlık bilgileri işlenmektedir. |
| Çalışan |
Adli Sicil Kaydı |
İç Denetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Çalışan Memnuniyeti ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi, Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla çalışanların adli sicil kayıt verileri işlenmektedir. |
| Çalışan Adayı |
Kimlik
İletişim
Mesleki Deneyim
Görsel ve İşitsel Kayıtlar |
Şirketimiz çalışan adaylarının işe alım süreçlerinde uygun pozisyon için değerlendirilebilmesine esas almak üzere; istihdam ile ilgili hazırlık işlemlerinin yapılabilmesi amacıyla çalışan adaylarının kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, mesleki deneyim bilgisi ve görsel işitsel kayıtları işlenmektedir. |
| Çalışan Adayı |
Fiziksel Mekân Güvenliği |
- Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi,
- Talep / Şikayetlerin Takibi
- Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi,
- Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
- Taşınır Mal ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
- Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
amaçları ile işlenmektedir. |
| Ürün veya Hizmet Alan Kişi |
Kimlik
İletişim
Müşteri İşlem VerisiFinans |
Kullanıcıların tercih ve ihtiyaçları doğrultusunda uygulama, mal, ürün ve hizmetlerin sağlanması ve sözleşme süreçlerinin yürütülebilmesi amacıyla, şirketimiz tarafından ürün veya hizmet alan kişilerin verileri işlenmektedir. |
| Ürün veya Hizmet Alan Kişi |
Hukuki İşlem |
- Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
- Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
- Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi
- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
- İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
amaçları ile işlenmektedir. |
| Ürün veya Hizmet Alan Kişi |
İşlem Güvenliği |
- Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi,
- Hasta ile İlgili Sağlık Süreçlerinin Yönetilmesi
- Talep / Şikayetlerin Takibi
- Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi,
- Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
- Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
amaçları ile işlenmektedir. |
| Ürün veya Hizmet Alan Kişi |
Fiziksel Mekân Güvenliği |
- Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi,
- Talep / Şikayetlerin Takibi
- Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi,
- Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
- Taşınır Mal ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
- Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
amaçları ile işlenmektedir. |
| Potansiyel Ürün veya Hizmet Alan Kişi |
Kimlik
İletişim |
- İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
- Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
amaçları ile işlenmektedir. |
| Ziyaretçi |
Kimlik
Fiziksel Mekan Güvenliği |
Ziyaretçilerin şirket merkezinin bulunduğu binaya giriş çıkışlarının takibi ile güvenliğini sağlamak amacıyla, şirketimizin meşru menfaatleri doğrultusunda, şirketimiz bünyesinde yer alan kamera kayıtları ile ziyaretçilerin görüntüleri kayıt altında tutulmaktadır.
|
| Ziyaretçi |
Kimlik
İşlem Güvenliği
|
5651 Sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun gereğince sunulan internet hizmetinin kimler tarafından ve ne amaçla kullanıldığının kayıt altına alınması, kurumsal olarak kullanıcı bilgilerinin teyit edilmesi amacıyla internet ağı ziyaretçilerimizin kimlik bilgileri, IP adresi bilgileri, İnternet sitesi giriş çıkış bilgileri işlenmektedir |
| Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanı |
Kimlik
İletişim |
Sözleşme ilişkisi kapsamında; Finans, muhasebe ve hukuk işlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin sağlanabilmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla tedarikçi yetkilisi/çalışanlarının bilgileri işlenmektedir. |
| Hissedarlar |
Kimlik
İletişim
Risk Yönetimi
Finans |
Şirketin kurulma amaçlarının yerine getirilebilmesi, yatırım süreçlerinin ve idari süreçlerin takibinin sağlayabilmesi ve mevzuatlardan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi adına hissedarların bilgileri işlenmektedir. |
EK 2- TRANSNAK TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI
| Veri Aktarımı Yapılan Alıcı Grubu |
İlgili Kişiler |
Veri Aktarım Amacı |
| İş Ortağı |
- Ürün ve Hizmet Alan Kişi
- Çalışan
|
İş ortaklığının kurulma amaçlarının
yerine getirilmesini temin etmek
amacıyla sınırlı olarak
aktarılmaktadır. Şirketin ticari faaliyetlerine ilişkin faaliyet yürüten veya iş faaliyetlerini kolaylaştıran hizmetler sunan şirketler ile, iş birliğinin ve koordinasyonunun sağlanması, denetim ve geliştirme amaçlarıyla sınırlı olarak aktarım yapılmaktadır |
| Tedarikçiler |
- Ürün ve Hizmet Alan Kişi
- Çalışan
|
Şirketin faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin şirkete sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak aktarım yapılmaktadır. |
| Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları |
- Ürün ve Hizmet Alan Kişi
- Çalışan
- Çalışan adayı
|
Kamu kurum ve kuruluşlarının talep ettiği ve hukuki dayanak sundukları durumlarda amaçla sınırlı olarak aktarım yapılmaktadır. |
| Bankalar |
- Çalışan
- Ürün ve Hizmet Alan Kişi
- Tedarikçi/Yetkilisi
|
Ödeme hizmetlerinin sağlanabilmesi ve hak kayıplarının yaşanmaması amacı ile bankalar ile paylaşım yapılmaktadır. |
| Avukatlar ve Avukatlık Ortakları |
- Çalışan
- Hissedarlar
- Ürün ve Hizmet Alan Kişi
|
Hukuk işlerinin takibinin sağlanması amacıyla sınırlı olarak aktarım yapılabilecektir. |
| Hukuken Bilgi Almaya Yetkili Gerçek ve Özel Hukuk Tüzel Kişileri |
- Çalışan
- Çalışan Adayı
- Ürün ve Hizmet Alan Kişi
|
İlgili özel hukuk kişilerinin ve gerçek kişilerin hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak aktarım yapılabilecektir. |
